L’oggetto, ovvero la riga in cui si dichiara in estrema sintesi il contenuto di un testo, è la parte più importante e delicata di ogni comunicazione professionale “breve”, sia essa email o lettera o circolare.
In un mondo perfetto, dovremmo capire dall’oggetto se leggere o no. Nel mondo in cui viviamo (che è poco meno che imperfetto), ci rimane sempre il tarlo del dubbio: sarà importante? Apro o non apro? E se poi perdo qualcosa? Beninteso: non è il destinatario un eterno indeciso; è l’autore che spesso proprio non sa che farsene di quella benedetta riga.
Cosa mettere allora nell’oggetto? Visto che il limite di caratteri è davvero basso e non dobbiamo sprecare cartucce, ecco un elenco di cose che non dovreste mettere.
- Maiuscole, punti esclamativi, p a r o l e s p a z i a t e, termini come gratis, gratuito, garantito ecc.: la vostra email non arriverebbe nemmeno a destinazione, abbattuta giustamente dai filtri antispam (ecco ulteriori chiarimenti a riguardo).
- Inviti all’azione, peggio se imperativi come leggi, guarda, inoltra. Se anche passano inosservati ai filtri, non ottengono certo un bell’effetto. Solo il destinatario sa veramente se è importante per lui; non diteglielo, fateglielo capire.
- Il tipo di testo, ovvero parole come avviso, comunicazione (urgente/importante ecc.), trasmissione telematica. E’ evidente che cos’è: l’ennesima email; cos’altro? Un fungo porcino? (Questo divieto non vale se state inoltrando un messaggio: allora, ad esempio, “comunicazione del direttore” è l’oggetto della comunicazione).
- Il nome del destinatario: il destinatario sa già che è per lui, altrimenti non gli sarebbe arrivata (a meno che non abbiate fatto uno stupido, doppio errore!). Non lo farete sentire più importante con un oggetto personalizzato.
- Il vostro nome o quello dell’ufficio/ente/azienda per cui lavorate: idem come sopra, con l’aggravante che potreste dimostrare dubbi sulla vostra identità e/o sulla vostra collocazione; il nome dovrebbe essere chiaro dall’indirizzo di posta elettronica.
- Il numero della comunicazione: se scrivete circolare n.XXX il destinatario ne sa quanto prima. E poi il numero d’ordine ha un senso per voi che scrivete, non per chi dovrebbe leggere. L’ennesima dimostrazione di quanto non lo pensate.
(To be continued)
Benedetto!
Proprio un mesetto fa mi son trovato in una lunga e sterile (per i risultati ottenuti) discussione circa la importanza imprescindibile di un web writer per curare anche le email. Inutile avere nel database numeri astronomici di clienti se poi si sbaglia di grosso a comunicare con loro. Tempo perso per entrambe le parti in causa.
Se poi aggiungiamo a quanto detto l’uso spasmodico di grafica, css inline e quant’altro l’arrivo di una mail diventa una sorta di voce, sgradita, di lidi lontani. L’antitesi del messaggero di Buzzati. O il suo avveramento?
Checché ne dicano i sostenitori di certo Guerilla Marketing (e PNL implicita).
Bisognerebbe rimandare i commenti a quando l’argomento sarà completo perché gli esempi “ad excludendum” si rivelano spesso inefficaci, ma proverò, intanto a sollevare due obiezioni:
1. il tipo di testo, per esempio, a volte è imprescindibile: si pensi agli inviti a una conferenza, a un bar camp ecc.
2. nel caso di comunicazione periodiche, per esempio di una newsletter, il numero, poi, consente una più agevole organizzazione e se si usano strumenti “todo”, aiuta eccome.
Ciao Luigi,
rispondo alle tue obiezioni:
1. Certo, l’invito, però non è solo il tipo di testo, è anche un’inform-azione (io comunico a te che sei invitato), e per questo meriterebbe di essere inserito nell’oggetto. Però non è prioritario: se ti arriva un’email con oggetto “Conferenza sull’aringa affumicata” (scusa l’esempio) va da sé che sei invitato. Altrimenti, che te l’hanno mandata a fare?
2. Una newsletter è un caso particolare, perché contiene informazioni multiple. Per questo motivo intendevo trattarlo a parte (detto per inciso: mi sembra anche uno strumento ormai superato). Ma anche in questo caso il numero non è un elemento infomativo, e per l’indicizzazione nei client di posta c’è anche la data!